Een evenementenvergunning, wat heb je daar eigenlijk allemaal voor nodig? Natuurlijk is het van belang dat je bij het organiseren van je evenement rekening houdt met alle vergunningen die je nodig hebt. Hieronder lichten we een aantal vergunningen uit die voor de meeste middelgrote en grote evenementen van belang zijn. Zo weet je zeker dat je aan alles gedacht hebt en iedereen onbezorgd van jouw event kan genieten.

Welke vergunningen heb ik nodig om een evenement te organiseren?

Voor een evenement in de open lucht moet je toestemming vragen aan de gemeente. Een uitzondering hierop is een event in een tent. De gemeente kan wel eisen dat alle evenementen, ook indoor events, gemeld worden. Hou dit dus goed in de gaten.

Voorbeelden van evenementen die in de openlucht gehouden worden zijn:

  • Braderieën
  • Voorstellingen van een circus
  • Optocht op de weg ( vb: Bloemencorso)
  • Wandeltocht ( vb: Nijmeegse 4-daagse)
  • Wedstrijd op of aan de weg ( vb: Wielerwedstrijd)

Als je een evenement buiten wilt organiseren en het evenement is qua omvang niet heel groot, dan hoef je dit evenement alleen aan te melden bij een digitaal loket. Stel dat u een buurtfeest wilt organiseren, dan zijn er per gemeente een aantal voorwaarden waar dit evenement  aan moeten voldoen. Deze voorwaarden kunnen per gemeente verschillen.

bloemencorso

Voorwaarden kunnen zijn:

  • Het evenement moet 2 weken voor aanvang aangemeld worden bij je gemeente
  • Er moet een organisator zijn aangewezen van het evenement
  • De organisator moet het evenement 2 weken voor aanvang aanmelden via een evenementenkalender
  • Er mogen maar maximaal 250 mensen tegelijk aanwezig zijn tijdens het evenement
  • Het evenement mag maximaal 1 dag duren

Vraag dus altijd even na aan welke voorwaarden jouw evenement moet voldoen binnen de gemeente.

Verkeersplan

Straten en pleinen die tot de openbare weg behoren, mogen niet zomaar worden afgebakend voor een evenement. Alle afwijkingen in het verkeer die voor jouw event nodig zijn, moet je melden aan de gemeente. Ook voor aangeplakte affiches of borden langs de weg moet je eerst afspraken maken met de gemeente.

Houd er rekening mee dat je in ieder geval de volgende zaken in ieder geval opneemt in een dergelijk verkeersplan:

  1. Evenementgegevens: ( Naam & datum van het evenement )
  2. Welke straten, plantsoenen en/of openbare parkeerplaatsen worden afgesloten?  * (Er kan vanuit de gemeente gevraagd worden om een omleidingsroute in te stellen) / (Omschrijf de locatie van de afsluiting) (Hoeveel hekken ga je plaatsen?)
  3. Parkeren: Hoeveel auto’s worden er verwacht? ( Als er gebruik wordt gemaakt van een weiland om te parkeren geef dan een alternatieve parkeergelegeneheid aan voor als het slecht weer dreigt te worden). Waar is parkeerruimte beschkbaar? (Vermeld ook een alternatief). Hoeveel parkeerplaatsen zijn er?
  4. Route v/d optocht: Wat is het voor een optocht? Welke voertuigen rijden mee en hoeveel? Hoeveel personen nemen deel aan de optocht? Wat is de datum en tijdstip van de route? Door welke straten gaat de route? (Vermeld de straatnamen op volgorde van de route)
  5. Verkeersregelaars: Ga je verkeersregelaars inzetten? Zo ja, op welke locaties? Heeft u zelf het idee dat er geen verkeersregelaars nodig zijn tijdens het evenement, dan kan het zijn dat de gemeente alsnog zegt dat de verkeersregelaars nodig zijn.

Auteursrechten en artiestenvergoeding

Van plan om muziek te draaien? Let dan wel goed op de auteursrechten. Hiervoor moet je licentie aanvragen via  SABAM (België) of via BUMA (Nederland). Daarnaast moet je voor het draaien van muziek op een openbare gelegenheid ook een regeling treffen met SEMA, die een vergoeding voor uitvoerende artiesten en producenten eist. Natuurlijk kun je ook gewoon leuke live bands huren, zodat deze vergunningen niet langer nodig zijn. Bekijk hun sites voor meer informatie over de regelingen en tarieven.

Geluidsvoorschriften

Speelt muziek een grote rol op jouw event? Of nemen de bezoekers veel geluid met zich mee? Let er dan goed op dat je een geluidsvergunning aanvraagt. Tegenwoordig zijn deze regels wettelijk vastgelegd in de Wabo ( Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht) en de Wet Geluidhinder. Tegenwoordig wordt er erg streng opgetreden tegen het overtreden van de geluidsnorm, dus bedenk goed hoeveel decibels jouw event zal tellen. In sommige gevallen is het zelfs verplicht om oorbeschermers uit te delen. Neem voor deze vergunning contact op met jouw lokale overheid, zodat je zeker weet dat je de muziek hard kunt laten knallen!

Voor een compleet overzicht van alle regels met betrekking tot geluidsvoorschriften onder verschillende omstandigheden kun je een kijkje nemen op de website van Ondernemersplein

Podia, stellingen, tenten en tribunes

Ook voor het plaatsen van podia, stellingen, tenten en tribunes moet je toestemming hebben, en ook hiervoor moet je contact opnemen met je gemeente. De brandweer zal langskomen om alles te controleren en indien alles in orde is, veilig te verklaren. Zo kan iedereen in alle veiligheid een dansje doen en kan jouw event echt van start gaan.

podium bij een zwembad

Sterke dranken

Hoewel dit de meest voor zich sprekende vergunning is, willen we er toch nog even op wijzen: voor het schenken van sterke dranken hebben cateraar en locatie een drank- en tapvergunning nodig. Onder sterke dranken vallen dranken met een alcoholpercentage van 15% of meer. Gelukkig beschikken de meeste locaties al over zulke vergunningen, maar als dit niet het geval is, moet je deze zelf aanvragen bij de gemeente. Vergeet dit zeker niet, want net als bij de geluidsvergunning wordt dit streng in de gaten gehouden. Via de MKB Servicedesk kun je precies bekijken wie en wanneer je dergelijke horecavergunningen moet aanvragen.

bier uit de tap

Eten en non-alcoholische dranken

Ook de verkoop van eten en niet-sterke dranken is aan strenge regels gebonden. Zo moeten cateraars en eetkramen een vergunning hebben om eten te verkopen. Ook moeten ze voldoen aan strenge hygiëne-eisen en moeten ze voor bepaalde soorten voedsel ook vergunningen aanvragen. Ga dus goed na of jouw cateraar inderdaad over zulke vergunningen beschikt, zodat jij jouw publiek echt laat smullen. Liefde gaat immers door de maag!

Bewaking

Ook voor bewaking op je event moet je afspraken maken met de gemeente. Bewaking kun je op drie manieren realiseren:

  1. Met een professioneel bewakingsbedrijf.
  2. Met vrijwilligers.
  3. Met een combinatie van een bewakingsbedrijf en vrijwilligers.

De aard van het evenement en de het aantal bezoekers bepalen de eisen die de gemeente stelt aan toezicht bij het evenement .

  • Bij een regulier evenement:  1 toezichthouder op 1000 bezoekers
  • Aandachtsevenement          :  1 toezichthouder op 500 bezoekers
  • Risicovol evenement            : 1 toezichthouder op 250 bezoekers

Let op: bewakers mogen niet zomaar fouilleren. Ook hierover moet je afspraken maken met jouw lokale overheid, maar dan moet je wel voldoen aan bepaalde voorwaarden.

Bij een evenement met minder dan 2000 bezoekers is het verplicht om 2 EHBO’ers in te zetten. Voor elke 1000 bezoekers extra die er komen naar je evenement dient 1 extra EHBO’er te worden ingezet.

ehbo post

Afvalplan

Sommige gemeenten kunnen je verplichten om een afvalplan op te stellen. Dit gebeurt meestal bij grote evenementen, maar ook middelgrote en kleine evenementen kunnen hier mee te maken krijgen. Vraag dit dus goed na bij je gemeente. Zo kom je niet voor onaangename verrassingen te staan waarbij jij plots problemen krijgt met het achtergelaten afval.

Sluitingstijd

De bezoekers mogen na 22:00u niet al te veel last meer ondergaan van jouw event en het aanwezige publiek. Toch graag langer dan 22:00u doorfeesten? Zorg er dan voor dat je schriftelijke toestemming hebt van jouw lokale overheid. Zo weet je zeker dat iedereen tot in de nachtelijke uurtjes door kan feesten, mits er niet al te veel overlast wordt veroorzaakt.

Helemaal zeker zijn?

Alle vergunningen geregeld? Mooi, dan kan het feest beginnen! Voor meer informatie over de benodigde vergunningen kun je contact opnemen met jouw gemeente. Zo weet je zeker dat je geen vergunning over het hoofd ziet, want vergunningen verschillen per event en regio. Niet zeker wat voor soort event je organiseert (klein, midden, groot)? Check dit dan bij gemeente De Fryske Marren. Zo krijg je een indicatie van alle evenementenvergunningen die je nodig hebt. Natuurlijk blijft het van belang om ook in overleg te gaan met je eigen gemeente!

Ook helemaal zeker zijn over alle drank- en voedselvergunningen? De meeste van onze foodtrucks hebben zelf al een drank- en tapvergunning. Zo hoef jij alleen nog na te gaan of de locatie hier al een vergunning voor heeft. Bovendien voldoen al onze foodtrucks aan de eisen die aan de verkoop van voedsel gesteld worden en zijn ze getest op kwaliteit. Zo hoef jij je ook daar geen zorgen meer over te maken en heb je echte kwaliteit op je event! Al onze foodtrucks kun je bekijken op de site van The FoodConvoy.